Специалист по документообороту

Описание

О компании IN.TOP IN.TOP динамично развивающаяся IT-компания, создающая экосистему B2B-решений для автоматизации бизнес-процессов. Наши продукты используют 30+ крупных российских и международных компаний. Наши достижения:

• Работающие продукты и платящие клиенты
• Рост команды в 2 раза за 6 месяцев
• Резидентство Сколково
• Продукты в реестре отечественного ПО
• IT-аккредитация Минцифры.

О позиции Мы ищем педантичного и ответственного специалиста по документообороту и оформлению отчётов для центра корпоративных сервисов IN.TOP. Ваша задача: обеспечить бесперебойный и аккуратный процесс управления документацией в агентской схеме от подготовки договоров и заказов до оформления актов и отчётов, с соблюдением всех регламентов и сроков. Ваши основные задачи Документооборот и оформление (70% времени):

• Формирование, подготовка к подписанию и сопровождение документов (договоры, заказы, акты);
• Оформление и контроль отчётов по регламентам IN.TOP;
• Работа с агентской схемой: выверка данных, актуализация информации, своевременное отправление документов;
• Взаимодействие с B2B клиентами по вопросам документирования.

Контроль и организация (20% времени):

• Контроль над соблюдением регламентных сроков по документообороту;
• Организация хранения и архивирования документов в соответствии со стандартами;
• Выявление ошибок и несоответствий в документации (аналитический подход);
• Ведение реестра документов.

Взаимодействие и поддержка (10% времени):

• Коммуникация с другими подразделениями (финансы, аналитика, клиентский сервис);
• Ответы на вопросы по статусу документов и процессам;
• Предложения по оптимизации документооборота.

Требования к кандидату Обязательные навыки:

• Высшее экономическое или бухгалтерское образование (специальности: экономика, бухгалтерский учёт, финансы);
• Практический опыт работы с документами: договорами, заказами, актами, отчётами;
• Понимание принципов и стандартов документооборота;
• Базовые знания бухгалтерских и экономических процессов.

Технические навыки:

• Уверенное владение Microsoft Word, Excel, Outlook;
• Опыт работы с системами электронного документооборота (желательно);
• Навыки работы с большими объёмами данных, высокая точность ввода информации.

Опыт работы:

• Минимум 1-2 года опыта в документообороте, бухгалтерии или экономическом отделе;
• Опыт работы с агентской схемой документооборота (подготовка, контроль, сопровождение);
• Опыт работы в крупной компании или корпоративном окружении с формализованными процессами.

Личные качества:

• Педантичность и внимание к деталям вы замечаете то, что другие упускают;
• Точность при рутине не теряете концентрацию на повторяющихся операциях;
• Коммуникабельность хорошо взаимодействуете с другими отделами.

График и формат:

• Испытательный срок (3 месяца): 5/2, 8-часовой рабочий день с 9:00 до 18:00, очно в офисе в Нижнем Новгороде;
• После испытательного срока: гибридный формат 3 дня в офисе, 2 дня удалённо.

Оборудование и ресурсы:

• Современный ноутбук и всё необходимое оборудование;
• Доступ к корпоративным системам и инструментам;
• Поддержка от руководителя и коллег при адаптации.

Оформление:

• Официальное оформление по ТК РФ;

• IT-аккредитация.