Секретарь руководителя

Описание

Обязанности:

• Регистрация и обработка входящей корреспонденции
• Контроль оборота и своевременности исполнения документов исполнителями
• Подготовка и редактирование документов (письма, распорядительные приказы)
• Работа в системе электронного документооборота (СЭДО)

• Организация текущего хранения документов.

• Организация обработки дел для последующего хранения.

• Осуществление работ по ведению архивного дела.

• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

• Организация оптимального приема посетителей
• Выполнение рабочих поручений руководителя и его заместителей
• Ведение календаря (расписания) руководителя (напоминание о встречах и переговорах)
• Оформление Протоколов совещаний проводимых руководителем
• Ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи
• Организация телефонных переговоров, заседаний и совещаний, проводимых руководителем
• Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции
• Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
• Формирование и использование баз данных в организации
• Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения
• Подготовка документов к сдаче в архив
• Работа с оргтехникой (отправка факса, копирование, сканирование)

• Высшее или среднее профессиональное образование;
• Знание правил ведения делопроизводства, правил электронного документооборота, правил хранения документов, норм ведения деловой переписки (умение составлять лаконичные, грамотные и эффективные письма), телефонная коммуникация;
• Внимательность, аккуратность, ответственность, дисциплинированность, работа с большим объемом информации.

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя понедельник-четверг с 08:00 до 16:42, пятница с 08:00 до 15:42
• Оформление по ТК РФ, соцпакет