Администратор, координатор, помощник руководителя

Описание

Описание вакансии:

Ищу не просто администратора, а саратника человека, который вместе со мной будет делать наши клиники ещё красивее, уютнее и сильнее по сервису.
Мы сеть косметологических клиник в Нижнем Новгороде (Автозаводский район). Наша работа про заботу, эстетику, порядок и любовь к деталям. Если тебе важно, чтобы всё было на уровне : и сервис, и документы, и визуал будем рады познакомиться.

Формат: 5/2 по будням, 6 часов в день. Работа в двух клиниках: 4 дня администрирование, 1 день день визуала и улучшений (порядок, пространство, идеи, подрядчики). Плюс спокойная офисная часть: таблицы и документы.

Требования:

Опыт администратором в сфере услуг (косметология/медицина/салон/клиника/продажи) будет плюсом, но можно и без опыта если ты сильная по сервису и быстро учишься.

Любовь к порядку и эстетике, хороший вкус, внимательность к деталям.

Не боишься задач руками : разобрать, организовать, повесить декор, привести в порядок после.

Уверенное владение ПК/мессенджерами, Excel/Google Таблицами (заполнять, проверять, фильтровать).

Аккуратность и ответственность в документах: внимательность к датам, подписям, правильному оформлению.

Доброжелательность, грамотная речь, умение общаться мягко и по делу.

Обязанности:

4 дня в неделю (администрирование - 6 часов в день) с 11-17/ с 12-18/ с 13-19:

Встречать клиентов, помогать, создавать тёплый сервис и ощущение заботы.

Запись/перезапись, коммуникация по телефону и в мессенджерах.

прозвоны/подтверждения/возвраты клиентов, напоминания;

контроль и проверка таблиц/отчётности (первичные клиенты, статусы, заполнение).

Работа с документами (в рамках администрирования):

Подготовка и аккуратное ведение пакета документов по регламенту клиники: согласия, анкеты/карты клиента, договоры/акты.

Контроль наличия подписей/дат, корректного заполнения, своевременной передачи в папки/архив.

Сканирование/фото документов (по стандарту), аккуратная систематизация (бумажно и/или в электронном виде).

Подготовка простых внутренних документов: чек-листы, списки, бланки, реестры (по шаблонам).

Сбор и передача собственнику/управлению нужных документов и отчётов в конце недели/месяца (по списку).

1 день в неделю (визуал и улучшения):

Контроль картинки в клинике: кабинеты, ресепшн, санузлы, кладовка/шкафы чтобы было красиво, чисто.

Организация пространства: разбор, порядок, удобное хранение (контейнеры/полочки/маркировка по необходимости).

Декор к праздникам: повесить/снять/привести всё в порядок после.

Составлять список улучшений и того, что нужно купить (ссылки на маркетплейсы/варианты)

При необходимости: вызвать/согласовать мастеров (электрик/сантехник), проконтролировать работы, сделать фото/отчёт.

Форс-мажоры:

Иногда нужно подменить администратора при болезни/отпуске это оплачивается дополнительно.

Условия:

График: 5/2, будни, 6 часов в день.

Работа в двух клиниках (Автозаводский район), расписание по дням согласуем заранее.

Обучение на старте: стандарты сервиса, скрипты, таблицы, документооборот, чек-листы.

Спокойная, уважительная атмосфера, женская поддерживающая команда.

Возможность роста до старшего администратора/координатора.

Премии и другие мотивационные выплаты

Премии за качество сервиса и соблюдение стандартов (по чек-листам и результатам).

Премии за порядок и визуал (закрытые задачи, фото до/после ).

Премии за прозвоны/возвраты/подтверждения, влияющие на запись.

Премии за аккуратность документооборота (отсутствие ошибок/потерь/просрочек).

Доплата за подмены/выходы вне графика.

Если откликается напиши в сообщении:

Был ли опыт администратором и/или с документами?

Что тебе ближе: сервис с людьми или порядок/таблицы/документы или нравится баланс?