Офис-менеджер

Описание

в оценочную компанию требуется офис-менеджер-помощник руководителя

Обязанности:

1. Документооборот и делопроизводство

• Прием, регистрация, учет и рассылка входящей и исходящей корреспонденции (письма от банков, запросы от нотариусов, судебные определения).

• Ведение журналов входящей/исходящей документации с присвоением номеров.

• Подготовка и проверка комплектности оценочных отчетов перед передачей клиенту (наличие всех подписей, печатей, приложений).

• Формирование дел и архивация завершенных отчетов и договоров в соответствии с внутренними регламентами и требованиями СРО (срок хранения отчетов от 3 лет).

• Электронное сканирование и систематизация документов в базе данных (DMS).

• Подготовка типовых документов: договоры на проведение оценки, счета, акты выполненных работ, служебные записки.

2. Работа с клиентами и партнерами

• Прием звонков на основной номер компании. Консультация по первичным вопросам (стоимость, сроки, необходимые документы для оценки) по утвержденному скрипту с последующей передачей информации оценщику.

• Прием гостей (куръеров из банков, клиентов для передачи документов).

• Направление входящих заявок (с сайта, почты, телефона) ответственному оценщику или руководителю.

• Поддержание базы контактов клиентов и партнеров (банки, риелторы, юристы) в CRM-системе или Excel.

3. Административно-хозяйственное обеспечение

• Обеспечение офиса расходными материалами: бумага для отчетов, картриджи для принтеров, канцелярия, чистая вода.

• Контроль за состоянием и функционированием оргтехники (принтеры, сканеры, МФУ), оперативный вызов сервисных инженеров.

• Взаимодействие с арендодателем и обслуживающими организациями (уборка, электрика, интернет).

• Заказ пропусков для сотрудников (при работе в бизнес-центре).

4. Организационная поддержка сотрудников-оценщиков

5. Соблюдение режима конфиденциальности

• Обязательное соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальности информации. Неразглашение данных из отчетов и переписки с клиентами.

• Контроль за доступом к архиву и базам данных.

Дополнительные обязанности:

• • Помощь бухгалтеру с первичной документацией (счета, акты).

  • Наполнение контентом сайта и соцсетей компании.

    • Ведение реестра договоров.

Важные качества для офис-менеджера

• Внимательность и педантичность

• Организованность

• Ответственность и дисциплина

• Техническая грамотность